Le conseil d’administration occupe une place centrale dans le fonctionnement et la bonne marche des affaires de la coopérative. Par exemple, c’est en général le conseil d’administration qui nomme les dirigeants, approuve les contrats avec les fournisseurs, désigne les personnes autorisées à signer au nom de la coopérative, prend les décisions relatives aux finances et voit au respect des règlements et politiques de la coopérative. C’est également le conseil qui admet les nouveaux membres, les suspend ou les exclut.
On pourrait définir le conseil d’administration d’une coopérative comme un groupe de personnes physiques (les administrateurs) élues par les membres, qui ont collectivement le mandat de gérer les affaires internes de la coopérative et ses activités. Il convient de souligner que le conseil est, par définition, un organe collégial et qu’en conséquence, c’est à la collectivité des administrateurs, et non à ses membres individuellement, que la loi confie les pouvoirs d’administrer la coopérative.
Le conseil d’administration d’une coopérative peut se composer de 3 à 15 administrateurs. C’est le règlement de régie interne de la coopérative qui en précise le nombre exact.
Tout membre d’une coopérative est normalement éligible à un poste d’administrateur. Mais d’autres catégories de personnes peuvent être éligibles, comme le représentant d’une fédération ou de la Confédération. Cette possibilité qu’offre la Loi sur les coopératives permet de renforcer le champ de compétences de l’équipe qui forme le conseil. Toutes ces personnes rendues éligibles par règlement ne peuvent en aucun cas excéder le tiers du nombre total d’administrateurs inscrit au règlement de la coopérative.
Notons qu’il est possible pour une coopérative comptant moins de 25 membres de ne pas élire de conseil d’administration et de fonctionner par convention d’administration par l’assemblée des membres. Toutefois, il s’agit là d’une exception et certaines conditions s’appliquent. D’abord, la convention des membres doit être écrite et faire l’objet du consentement d’au moins 90 % des membres. Une copie de la convention doit par la suite être transmise au ministère de l’Économie, de l’Innovation et des Exportations (MEIE) qui est le ministère responsable de l’application de la Loi sur les coopératives. C’est alors l’ensemble des membres qui administrent la coopérative, comme s’ils en étaient les administrateurs.